BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN

 ¿Qué beneficios puede traer a tu almacén implementar un sistema de gestión de almacén?

   Las operaciones logísticas de un centro de distribución o almacén cada vez son más demandantes y pueden representar un costo operativo elevado para los negocios, especialmente cuando el volumen de ordenes procesadas crece demandando más recursos para su atención lo cual puede traer ineficiencias que se terminen traduciendo en pérdidas para las empresas.

   La automatización suele presentar una solución de frente a estos retos y es común que los dueños de negocio comiencen a considerarla en su proceso de expansión. Normalmente el primer paso al momento de automatizar debe ser pensar en una herramienta que permita monitorear, medir y ordenar los procesos que se ejecutan actualmente para optimizar y sacar el mayor provecho de la inversión ya hecha hasta ese momento.

El Sistema de Gestión de Almacén (WMS por sus siglas en inglés) debería ser esta primera herramienta ya que te permitirá tener beneficios en el corto plazo y te preparará para el crecimiento de tu operación a futuro. Los beneficios que puedes obtener de un WMS los puedes clasificar en: Tangibles, Intangibles y de Soporte, los cuales veremos con un poco más de detalle a continuación.

TANGIBLES Los beneficios tangibles son todos aquellas mejoras y ahorros medibles que la implementación de un WMS tendrá sobre tu operación, siendo comúnmente la base para justificar la inversión en esta poderosa herramienta. Estos se pueden clasificar en los siguientes rubros:

     Mejorar la Ocupación de Mano de Obra

    Para muchos almacenes y centros de distribución, la mano de obra suele representar el costo operativo más alto llegando hasta un 70% siendo las tareas de surtido (picking) y empaque las que más capital humano asignado tiene (hasta el 50% de la planilla laboral). Específicamente, los beneficios a ganar son:

ᐅ Aumentar la productividad de surtido: Un WMS te permitirá consolidar e implementar diversas estrategias de surtido simultáneamente (como el Multi Orden o Put to Order) de acuerdo con el tamaño y tipo de pedidos que manejes, optimizando recorridos, coordinando las tareas y verificando los procesos de surtido en tiempo real. El beneficio de tener un WMS que optimice este proceso puede representar hasta un 60% de ahorro de la mano de obre destinada a esta actividad.

ᐅ  División de tareas: Al ser un sistema inteligente, el WMS tiene la capacidad de dividir todas las actividades del almacén en tareas unitarias, permitiendo una mejor administración y utilización del capital humano. Esto tiene como resultado menores tiempos muertos de los trabajadores, la reubicación de recursos en momentos de alto volumen de órdenes a los procesos que más lo demanden permitiendo procesar más pedidos con los mismos elementos.

ᐅ Optimización de Rutas: Un WMS permite la definición de reglas optimas y dinámicas de almacenamiento y ubicación de inventario que gracias a la división de tareas y combinación de estrategias permite optimizar las rutas de traslado de los operadores tanto en las tareas de surtido como en las de almacenamiento y embarque, reduciendo los tiempos requeridos para ejecutar tareas y dando como resultado un mejor uso del tiempo y recursos.

    

   Mejoras en la administración del Inventario

   La base de un WMS es recopilar, concentrar y organizar la información tanto de las ordenes como del inventario para poder orquestar la operación de todo el centro. Para ello tiene en sus bases de datos toda la información de los productos, sus existencias y movimientos teniendo beneficios de:

ᐅ Trazabilidad del Inventario: El WMS puede trazar toda la información de cada una de las entradas, salidas y movimientos intra-logísticos de los productos y activos dados de alta en el inventario. Esto permite a las compañías conocer correctamente sus niveles de inventarios, las ubicaciones específicas de cada uno de los elementos y contar con históricos para analizar e identificar tendencias que mejoren los niveles de servicio.

ᐅ Reducir las pérdidas de Inventario: Gracias a la trazabilidad, el WMS permite reducir hasta un 90% las pérdidas que se puedan dar en el inventario por daño a los productos, robo o desconocimiento de la ubicación de productos que derivan en perdidas monetarias para las compañías.

ᐅ Reducción de niveles de inventario: Con la información almacenada en el WMS se pueden tomar mejores decisiones de niveles de inventario por producto que te permitan elevar tu nivel de servicio y enfocarte en los productos que más ingresos generan. Esto te permite disminuir al menos un 5% tus niveles de inventario lo cual permite que las empresas hagan un mejor uso de ese capital y mejoren sus niveles de rotación de inventario.

   Mejorar la atención al cliente

  Un mejor uso de tu fuerza laboral y un mejor manejo del inventario te permitirán mejorar el servicio al cliente a través de:

ᐅ Precisión en los Envíos: Con todo el inventario y movimientos trazados en el sistema, el WMS hará que los errores humanos disminuyan hasta un 99% lo cual se traduce en clientes recibiendo ordenes correctas en artículos y cantidad, mejorando la experiencia de usuario.

ᐅ Ahorros en servicio al cliente: Con la disminución de errores, se reducen los costos administrativos relacionados a su atención y corrección, así como costos logísticos de retorno de la mercancía que generalmente son muy significativos.

 

 Mejor control en la mercancía recibida

 Al orquestar la operación gracias a la división de tareas y estar integrado a los sistemas de planeación de recursos (ERP), tendrás mejor orden en los pedidos y mercancía recibida por parte de proveedores, teniendo dos efectos positivos:

ᐅ Mayor conformidad en las recepciones: Al ligar las órdenes del ERP con el proceso de recepción, el WMS guiará al operador en la recepción de los artículos y restringirá escenarios donde los productos no concuerden con el pedido en cantidad o en condiciones de recepción, lo cual tendrá un beneficio en los niveles de servicio y manejo de proveedores.

ᐅ Menor tiempo en las recepciones: Un WMS permitirá que reduzcas el tiempo destinado a este proceso liberando recursos para otras actividades, esto será gracias a que el sistema orquesta el proceso por medio de reglas definidas y también gracias a las notificaciones de embarque electrónicas que permitirá conocer en avanzada los productos que vienen de los proveedores.

INTANGIBLES La implementación de un WMS también tiene beneficios sobre algunos elementos que son difíciles de medir objetivamente, pero son sumamente importantes para una compañía, ya que con el tiempo se traducen en una mayor productividad del equipo. Los principales son:

ᐅ Satisfacción Laboral: Al dividir los procesos a ejecutar en tareas unitarias, permite que el trabajo entre los operadores este equilibrado y en conjunto con el control de la operación del almacén evita el estrés al tener un mayor control sobre la operación dando como resultado un ambiente laboral de mayor satisfacción que se puede traducir en menor rotación en el largo plazo.

ᐅ Mejor Colaboración: El poder monitorear y controlar los procesos permite la implementación de KPI’s que posteriormente podrían permitir incluir dinámicas de gamificación que aumente la productividad y mejoren la colaboración entre las distintas áreas.

ᐅ Acceso a la información: Al tener una plataforma donde puedas encontrar toda la información, mejoraras el acceso a la información de los distintos perfiles interesados lo cual permitirá tomar mejores decisiones.

Beneficios de soporte a futuro

   Uno de los beneficios más importantes al implementar un WMS es que permite soportar el crecimiento de tu operación y estar preparado para adoptar nuevas tecnologías, estándares o expandir tus operaciones a más almacenes de una forma controlada y optimizada.

 Un WMS moderno soportará tu operación permitiendo la escalabilidad, compatibilidad y competitividad de tu operación que comúnmente se puede ser al momento de:

ᐅ Integrar automatización como robots, AGV’s, almacenes automáticos y sorters.

ᐅ  Migraciones de sistemas ERP o integración con nuevas plataformas de e-commerce para tener omnicanalidad.

ᐅ Expansiones de nuevos almacenes con operaciones hermanas

ᐅ Cumplimiento de estándares para tener certificaciones relacionadas a alguna industria o buena práctica de la industria como los estándares GS1.

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